La preuve d'un accord signé

01 · Nommez les objets

Nommez les objets

Conservez deux choses : le PDF conclu et le dossier de clôture. Le dossier comprend un hash SHA-256 du fichier final. Si vous ne gardez qu'une capture de la signature, vous perdez la façon la plus simple de montrer que le fichier est intact.

02 · Rangez-les au même endroit

Rangez-les au même endroit

Mettez les deux dans l'affaire que votre équipe utilise déjà. Une copie isolée dans un courriel personnel se perd et se mélange à un brouillon. L'espace garde le fichier conclu. Vos archives restent votre tâche.

Le guide est court parce que les objets sont peu nombreux : le PDF signé et le dossier qui correspond encore.

03 · Séparez les brouillons

Séparez les brouillons

Un brouillon aux crochets ouverts n'est pas l'accord. Ne l'archivez pas à côté du PDF signé sous le même nom. Renommez les brouillons et laissez au fichier signé le nom que décrit le dossier.

• ✓Le PDF conclu est-il dans l'affaire ?
• ✓Le dossier de clôture est-il à côté ?
• ✓Pouvons-nous recalculer le hash SHA-256 ?
• ✓La loi applicable est-elle notée pour votre avocat, pas comme un slogan ?

04 · Notez la loi sur laquelle vous vous appuyez

Notez la loi sur laquelle vous vous appuyez

Notez quelle loi votre avocat a dite applicable au document et liez la page pays que vous avez lue. Cette note est un contexte. Elle ne prouve pas que la signature satisfait chaque règle de ce pays.

05 · Vérifiez avant d'en avoir besoin

Vérifiez avant d'en avoir besoin

Une fois par trimestre, ouvrez une affaire conclue et vérifiez que le PDF donne encore le hash du dossier. Une vérification calme coûte moins qu'une recherche dans un litige.